Archivierung - dies ist eine wichtige Funktion von Outlook, mit der Sie alte E-Mails und Elemente in Ihrem Posteingang in einer separaten Datei speichern können. Auf diese Weise können Sie Speicherplatz auf dem Server freigeben und die Leistung der Anwendung verbessern.
Aber wie kann ich die Archivierung in Outlook einrichten? In diesem vollständigen Handbuch werden wir Ihnen Methoden und Strategien zeigen, damit Sie Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte und andere Daten problemlos speichern können.
Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Archivieren in Outlook. Eine davon ist die Verwendung der integrierten Archivierungsfunktion von Outlook. Eine weitere Option besteht darin, das Archiv manuell zu erstellen, indem die Ordner in eine PST-Datendatei verschoben werden. Und schließlich können Sie Programme von Drittanbietern für erweiterte Einstellungen und Funktionen verwenden.
Unabhängig von der gewählten Methode ist es wichtig, Ihre Daten regelmäßig zu archivieren, um sie sicher zu halten und die Belastung des Mailservers zu reduzieren.
Schritt 1: Öffnen der Archivierungseinstellungen in Outlook
In Outlook können Sie die automatische Archivierung von E-Mails konfigurieren, um Speicherplatz in Ihrem E-Mail-Ordner freizugeben und Ihre E-Mails zu organisieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Archivierungseinstellungen in Outlook zu öffnen:
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke aus.
Schritt 2: Wählen Sie im angezeigten Menü Optionen aus, und ein neues Fenster mit den Outlook-Einstellungen wird geöffnet.
Schritt 3: Klicken Sie oben links im Fenster auf Erweitert, und scrollen Sie dann rechts im Fenster nach unten und suchen Sie nach dem Abschnitt "Automatische Archivierung".
Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatische Archivierung konfigurieren", und das Fenster mit den Archivierungseinstellungen wird geöffnet.
Jetzt können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren und die Archivierungsoptionen in Outlook nach Ihren Wünschen anpassen.
Schritt 2: Erstellen einer Archivdatei in Outlook
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Archivdatei zu erstellen:
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke des Bildschirms aus.
- Wählen Sie im daraufhin angezeigten Menü «Informationen» aus.
- Wählen Sie auf der Seite »Info« unten auf der Seite »Optionen" aus.
- Wählen Sie auf der Registerkarte »Optionen« die Option »Andere« und klicken Sie auf die Schaltfläche »Archivieren".
- Wählen Sie im angezeigten Fenster den Ordner aus, den Sie archivieren möchten. Sie können auch einen bestimmten Zeitraum auswählen, für den E-Mails oder Elemente archiviert werden sollen.
- Wählen Sie den Speicherort aus, an den Sie die Archivdatei speichern möchten, und geben Sie einen Namen für die Archivdatei ein.
- Klicken Sie auf »Ok", um eine Archivdatei zu erstellen.
Jetzt haben Sie eine Archivdatei, in der alle Ihre alten E-Mails und Elemente gespeichert werden. Sie können diese Datei einfach in Outlook öffnen, um alte Nachrichten anzuzeigen und zu suchen.
Beachten Sie, dass das Erstellen einer Archivdatei abhängig von der Größe und Anzahl der Elemente, die Sie archivieren, einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Beachten Sie auch, dass die Größe der Archivdatei möglicherweise auf eine bestimmte Größe beschränkt ist, die von Ihrem E-Mail-Dienst angegeben wird.
