Die Dropdown-Listen in Excel sind ein sehr nützliches Werkzeug, mit dem Sie die Dateneingabe vereinfachen und Tabellen bequemer machen können. Eine Möglichkeit, solche Listen zu erstellen, besteht darin, den Namen-Manager zu verwenden. Der Name Manager ist ein Excel-Tool, mit dem Sie Zellennamen, Bereiche und Formeln erstellen und verwalten können.
Um mit der Erstellung einer Dropdown-Liste mit dem Namen-Manager zu beginnen, müssen Sie die Zelle oder den Zellbereich auswählen, in dem sich die Liste befinden soll. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Formeln im oberen Bereich von Excel und klicken Sie auf die Schaltfläche Namens-Manager. Danach wird das Fenster Namens-Manager geöffnet.
Klicken Sie im Namens-Manager-Fenster auf die Schaltfläche "Neu" und geben Sie einen Namen für die Liste in das Feld "Name" ein. Wählen Sie dann den Zellbereich aus, in dem sich die Listenwerte befinden sollen, und geben Sie diesen Bereich in das Feld Referenz ein. Danach müssen Sie auf "OK" klicken. Die Liste wurde jetzt erstellt.
Um die erstellte Liste auf eine Zelle oder einen Zellbereich anzuwenden, wählen Sie die Zelle oder den Zellbereich aus, auf die Sie die Liste anwenden möchten, wechseln zur Registerkarte "Daten" im oberen Bereich von Excel und klicken auf die Schaltfläche "Trennzeichen". Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Option aus, die der erstellten Liste entspricht. Der Benutzer kann nun Werte aus einer Dropdown-Liste auswählen, um die Zellen zu füllen.
Wie richte ich eine Dropdown-Liste in Excel ein
In Excel können Sie eine Dropdown-Liste erstellen, mit der Benutzer Elemente aus einem begrenzten Satz von Werten auswählen können. Dies ist eine sehr nützliche Funktion, die die Dateneingabe vereinfachen und Tabellen benutzerfreundlicher machen kann.
Sie können eine Dropdown-Liste in Excel mit dem Namen-Manager erstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Markieren Sie die Zelle oder den Zellenbereich, in dem Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten.
- Öffnen Sie den Namens-Manager, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Namen" klicken.
- Klicken Sie im Namen-Manager auf die Schaltfläche Neu, und geben Sie einen Namen für die Liste ein, z. B. Listen_1.
- Geben Sie im Feld Verweis auf den Bereich der Werte ein, die Sie in der Dropdown-Liste verwenden möchten. Wenn Ihre Liste beispielsweise Werte zwischen A1 und A5 enthält, geben Sie "=$A$1:$A$5" ein.
- Klicken Sie auf OK, und schließen Sie den Namen-Manager.
- Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich, in dem Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten.
- Wählen Sie in der Symbolleiste die Registerkarte "Daten" aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Daten prüfen".
- Wählen Sie im geöffneten Fenster die Registerkarte "Zulässigkeit" und wählen Sie im Abschnitt "Zulässigkeit für diesen Wert festlegen" die Option "Liste" aus.
- Geben Sie im Feld Quelle den Namen ein, den Sie im Namen-Manager angegeben haben, z. B. Listen_1.
- Klicken Sie auf OK und jetzt haben Sie eine Dropdown-Liste in der ausgewählten Zelle oder dem ausgewählten Zellbereich.
Wenn der Benutzer nun auf die Dropdown-Zelle klickt, wird eine Liste der verfügbaren Werte geöffnet, aus denen Sie auswählen können.
Die Dropdown-Listen in Excel sind sehr nützlich beim Erstellen von Formularen, Umfragen oder anderen Dokumenten, bei denen Sie Werte aus einem begrenzten Satz auswählen müssen. Wenn Sie die Liste abgerechnet haben, können Sie Excel zwingen, sie automatisch zu aktualisieren, wenn Sie Werte hinzufügen oder entfernen.
Schritt 1: Erstellen eines Namens-Managers
Bevor Sie eine Dropdown-Liste erstellen können, müssen Sie einen Namen-Manager erstellen, der eine Liste mit zu auswählenden Werten enthält. Mit dem Namen-Manager können Sie eine Liste von Werten speichern und verwalten, die in einer Dropdown-Liste in einer Excel-Zelle angezeigt werden.
- Öffnen Sie das Excel-Dokument mit der Dropdown-Liste.
- Wählen Sie die Zelle oder den Zellenbereich aus, in dem Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Registerkarte Formeln.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Definitionsname" (Name Manager), um den Namen-Manager zu öffnen.
- Klicken Sie im Namen-Manager auf die Schaltfläche "Neu", um einen neuen Namen für die Werteliste zu erstellen.
- Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Werteliste ein.
- Geben Sie im Feld "Referenz" (Refers to) den Zellbereich ein, der die Werteliste enthält, getrennt durch Kommas.
- Klicken Sie auf OK, um den Namen-Manager zu speichern.
Nachdem Sie diese Schritte abgeschlossen haben, haben Sie einen Namen-Manager erstellt, der eine Liste von Werten für die Dropdown-Liste enthält. In den nächsten Schritten konfigurieren wir eine Excel-Zelle so, dass diese Werteliste als Dropdown-Liste angezeigt wird.
Schritt 2: Hinzufügen von Werten zur Liste
Um der Dropdown-Liste Werte hinzuzufügen, können Sie den Namen-Manager verwenden.
- Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die Dropdown-Liste erstellen möchten.
- Klicken Sie in der oberen Menüleiste von Excel auf die Registerkarte Formeln.
- Klicken Sie in der Gruppe Namensdefinition auf die Schaltfläche Namen und wählen Sie Neu oder Namen verwalten aus.
- Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld "Name Manager" auf die Schaltfläche "Neu".
- Geben Sie einen Namen für die Liste in das Feld Name ein. Zum Beispiel "Farbliste".
- Wählen Sie im Feld Referenz zu den Zellbereich aus, den Sie für die Dropdown-Liste erstellt haben.
- Klicken Sie auf "OK".
Jetzt können Sie der Liste Werte hinzufügen, indem Sie sie mit dem Namen-Manager auswählen:
- Klicken Sie auf der gleichen Registerkarte "Formeln" auf die Schaltfläche "Namen" und wählen Sie den von Ihnen erstellten Listennamen aus.
- Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü "Einstellungen" oder "Namensdefinition".
- Im Dialogfeld "Name Manager" können Sie der Liste Werte hinzufügen, indem Sie sie durch Kommas getrennt in das Feld "Verweis auf" eingeben. Zum Beispiel "Rot, Blau, Grün".
- Klicken Sie auf "OK".
- Wenn Sie nun eine Zelle auswählen, für die eine Dropdown-Liste festgelegt ist, wird ein Pfeil nach unten angezeigt, und Sie können einen der von Ihnen hinzugefügten Werte auswählen.
Auf diese Weise können Sie die Dropdown-Listen in Excel mit dem Namen-Manager einfach anpassen, indem Sie der Liste die gewünschten Werte hinzufügen.
Schritt 3: Auswählen von Zellen für die Dropdown-Liste
Nachdem Sie einen benannten Bereich erstellt haben, ist es an der Zeit, die Zellen auszuwählen, in denen die Dropdown-Liste angezeigt wird. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie die Zellen, in denen Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den ausgewählten Bereich und wählen Sie Zellen formatieren. " im Kontextmenü.
3. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld Zellen formatieren die Registerkarte Details (oder Daten, abhängig von der Excel-Version) aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Option Liste, und geben Sie im Feld Quelle eine Formel ein, die auf den zuvor erstellten benannten Bereich verweist. Wenn Sie beispielsweise einen benannten Bereich mit dem Namen "Karteliste" erstellt haben, lautet die Formel wie folgt: "= Karteliste".
Anmerkung: Wenn Sie Zellen mit dem Namen-Manager auswählen müssen, können Sie im selben Dialogfeld auf die Schaltfläche Namens-Manager klicken. Mit dem Namen-Manager können Sie benannte Bereiche in Excel verwalten und erstellen. Es ist praktisch zum Erstellen und Bearbeiten benannter Bereiche in großen Datentabellen.
5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Zellen formatieren zu schließen und die Änderungen anzuwenden.
Die ausgewählten Zellen enthalten nun eine Dropdown-Liste mit Daten aus dem angegebenen benannten Bereich. Sie können Werte aus der Liste auswählen, indem Sie durch die Liste blättern oder manuell Text in die Zelle eingeben.
