Einen wichtigen Brief markieren und sicherstellen, dass er nicht übersehen wurde? Es gibt eine großartige Funktion in Outlook 2016, eine Aufhebungsfunktion, mit der Sie wichtige Nachrichten nicht verpassen können. Das Erstellen eines Auffüllers in Outlook 2016 ist einfach und einfach. Sie müssen nur ein paar einfache Schritte befolgen.
Der erste Schritt zum Erstellen eines Auffüllers in Outlook 2016 besteht darin, das Programm zu öffnen und im oberen Menü Datei auszuwählen. Wählen Sie dann Regeln und Warnungen aus und klicken Sie auf Neue Regel.
Wählen Sie als Nächstes "Regeln auf eingehende Nachrichten anwenden" und klicken Sie auf "Weiter". Sie können verschiedene Begriffe für Ihren Aufschlag auswählen, z. B. Absender, Empfänger oder Schlüsselwörter. Sie können bei Bedarf auch zusätzliche Bedingungen anpassen.
Wenn Sie alle Bedingungen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie dann "Nachricht an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterleiten" und geben Sie die Weiterleitungsadresse ein. Sie können bei Bedarf auch zusätzliche Aktionen hinzufügen.
Geben Sie schließlich Ihrer Regel einen Namen und klicken Sie auf Fertig stellen. Jetzt werden wichtige Nachrichten automatisch an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet. Sie können den Aufprall in Outlook 2016 einrichten, um alle wichtigen Nachrichten unter Kontrolle zu halten.
Warum muss ich in Outlook 2016 einen Aufprall erstellen?
In Outlook 2016 können Sie automatisch auf E-Mails antworten, die während Ihrer Abwesenheit oder zu unfristigen Zeiten eingehen. Dies ist nützlich, wenn Sie im Urlaub sind, ein langfristiges Meeting haben oder einfach nur klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Privatleben setzen möchten.
Das Erstellen eines Abstandshalters hilft auch bei der Organisation des Workflows. Sie können Ihre Kollegen und Kunden darauf aufmerksam machen, dass Sie beschäftigt sind und nicht sofort auf E-Mails antworten können. Dies vermeidet Missverständnisse und ermöglicht es allen Parteien, ihre Zeit effizienter zu planen.
Der Ausleger in Outlook 2016 kann auch verwendet werden, um die Professionalität zu verbessern und Sie als organisierte und verantwortungsbewusste Person zu beeindrucken. Wenn Personen sofortige automatische Antworten erhalten, fühlen sie sich sicherer, dass ihre Anfrage eingegangen ist und bald bearbeitet wird.
Insgesamt hilft das Erstellen eines Aufschlags in Outlook 2016 dabei, Ihre Produktivität, Ihr Zeitmanagement und Ihre Interaktion mit Kollegen und Kunden zu verbessern. Es ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Ihre Arbeitsmails besser organisiert und effizienter gestalten können.
Die grundlegenden Schritte zum Erstellen eines Abstandshalters
- Öffnen Sie Outlook 2016, und wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
- Wählen Sie im Abschnitt "Info" die Option "Automatische Antwort" aus.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Antwort senden" und wählen Sie die Daten aus, an denen Sie abwesend sein werden.
- Schreiben Sie den Text Ihrer Nachricht, um Ihre Abwesenheit im Detail zu erklären und mögliche Kommunikationswege bei dringenden Fragen anzugeben.
- Vergessen Sie nicht, die Einstellungen für Ihren Absender anzugeben - Sie können nur einmal oder einmal für jeden Absender senden.
- Wählen Sie "OK", um die Einstellungen für den Aufschlag zu speichern.
Jetzt, wenn Ihnen jemand während Ihrer Abwesenheit eine E-Mail sendet, erhält er automatisch Ihre Abfindungsnachricht, die ihn auf Ihre Abwesenheit aufmerksam macht und wann Sie möglicherweise auf seine E-Mail antworten können.
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook 2016
Um in Outlook 2016 einen Aufschlag zu erstellen, müssen Sie zuerst das Programm öffnen.
Klicken Sie auf das Outlook-Symbol auf Ihrem Desktop oder suchen Sie es im Startmenü.
Danach wird Outlook geöffnet und Sie sehen Ihren Posteingang mit E-Mails.
Schritt 2: Wählen Sie "Datei" im oberen Menü
Zum Erstellen eines Auffüllers in Outlook 2016 müssen Sie im oberen Menü die Option "Datei" auswählen.
- Öffnen Sie Outlook 2016 auf Ihrem Computer.
- Navigieren Sie im oberen Menü und suchen Sie nach der Registerkarte "Datei".
- Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei", um das entsprechende Menü zu öffnen.
Nachdem Sie "Datei" ausgewählt haben, wird ein Menü geöffnet, in dem Sie die erforderlichen Schritte ausführen können, um in Outlook 2016 eine Ablage zu erstellen.
Schritt 3: Wählen Sie "Anrufbeantworter"
Nachdem Sie Microsoft Outlook 2016 geöffnet haben und sich im Hauptfenster befinden, suchen Sie in der oberen linken Ecke nach der Registerkarte "Datei" und klicken Sie darauf.
Wählen Sie im angezeigten Menü die Option "Automatische Antworten", auch bekannt als "Antworten eines fehlenden Mitarbeiters".
Hier können Sie einen Anrufbeantworter einrichten, um aufzuhören. Auf dieser Seite können Sie das Datum angeben, an dem Sie abwesend sein werden, und eine Nachricht schreiben, die Benutzer erhalten, wenn sie Ihnen schreiben. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Automatische Antwort senden aktiviert ist, um den Autoresponder zu aktivieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK" und Ihr Anrufbeantworter ist einsatzbereit!
Schritt 4: Aktivieren Sie den Autoresponder und konfigurieren Sie den Nachrichtentext
Jetzt richten wir einen Autoresponder in Outlook 2016 ein und geben den Nachrichtentext an, der automatisch gesendet wird, wenn eine neue E-Mail eingeht.
1. Öffnen Sie Outlook 2016, und wählen Sie die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke aus.
2. Wählen Sie im Menü "Info" und klicken Sie neben "Autoresponder" auf die Schaltfläche "Autoresponder".
3. Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Fenster "Anrufbeantworter" das Kontrollkästchen neben "Jede eingehende Nachricht automatisch beantworten".
4. Geben Sie den Text Ihrer Nachricht in das Feld "Ihre Nachricht" ein oder wählen Sie eine Nachrichtenvorlage aus der Liste der vorgeschlagenen Nachrichten aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Änderungen zu speichern und das Fenster "Anrufbeantworter" zu schließen.
Wenn Sie nun eine neue E-Mail erhalten, sendet Outlook automatisch eine vorkonfigurierte Nachricht als Antwort. Sie können den Anrufbeantworter auch deaktivieren, indem Sie die gleichen Schritte befolgen und das Kontrollkästchen deaktivieren.
Schritt 5: Dauer des Abstandshalters einstellen
Nachdem Sie den Aufprall in Outlook 2016 aktiviert haben, müssen Sie auch den Gültigkeitszeitraum angeben. Dies wird bestimmen, wann genau der Aufprall aktiviert und gestoppt wird. Hier ist, wie man es macht:
- Öffnen Sie die Datei in der oberen linken Ecke des Outlook-Arbeitsfensters.
- Wählen Sie im angezeigten Menü die Option "Automatische Abwesenheitsantworten".
- Wählen Sie im angezeigten Einstellungsfenster die Registerkarte "Aktiviert" neben "Aufschlag" aus.
- Legen Sie das Datum und die Uhrzeit des Beginns der Zeitspanne für den Abzug im Feld "Start" fest.
- Legen Sie das Datum und die Uhrzeit für das Ende des Abfüllzeitraums im Feld "Ende" fest.
Wählen Sie Anwenden oder OK, um die Einstellungen für die Dauer des Auffüllers zu speichern.
Jetzt schaltet sich der Stopper automatisch nach der angegebenen Zeitspanne ab, und Ihre Abwesenheit wird bis zu diesem Zeitpunkt per E-Mail benachrichtigt.
Schritt 6: Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern
Nachdem Sie die erforderlichen Einstellungen im Dialogfeld "Ausgabemeldungen konfigurieren" vorgenommen haben, stellen Sie sicher, dass alle Einstellungen korrekt sind. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Vorlage für die Nachrichtenübermittlung ausgewählt und die E-Mail-Adresse angegeben haben, an die die Nachricht gesendet werden soll.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie im Dialogfeld "Ausgabemeldungen konfigurieren" auf die Schaltfläche "OK". Dadurch wird Ihre Einstellung gespeichert und das Fenster geschlossen. Jetzt können Sie sicher sein, dass die Nachricht automatisch an alle gesendet wird, an die Sie die E-Mail innerhalb des angegebenen Zeitraums senden.
