Microsoft Outlook 2016 ist eines der beliebtesten E-Mail-Programme. Eine seiner nützlichen Funktionen ist die Möglichkeit, eine Weiterleitung einzurichten, mit der Sie eingehende Nachrichten automatisch an andere E-Mail-Adressen weiterleiten können. Dies kann sehr praktisch sein, wenn Sie vorübergehend abwesend sind oder anderen Mitarbeitern oder Kollegen Zugriff auf bestimmte Nachrichten gewähren müssen.
In diesem einfachen Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Weiterleitung in Outlook 2016 einrichten, damit Sie sicher sein können, dass Sie wichtige Nachrichten nicht verpassen, auch wenn Sie nicht im Büro sind oder mit anderen Aufgaben beschäftigt sind.
Schritt 1: Öffnen Sie die Weiterleitungseinstellungen
Der erste Schritt besteht darin, das Fenster für die Weiterleitungseinstellungen in Outlook 2016 zu öffnen. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte »Datei« in der oberen linken Ecke des Programms, wählen Sie »Optionen« und öffnen Sie den Abschnitt »Automatische Antwort".
Hinweis: Ihre Version von Outlook benennt diesen Abschnitt möglicherweise anders, daher achten Sie auf die Bedeutung der Menüpunkte und nicht auf den genauen Namen.
Einfacher Leitfaden zum Konfigurieren der Weiterleitung in Outlook 2016
Das Weiterleiten von E-Mails in Outlook 2016 kann in verschiedenen Situationen sehr hilfreich sein. Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mails vorübergehend nicht überprüfen können, können Sie die Weiterleitung so konfigurieren, dass alle empfangenen Nachrichten automatisch an einen anderen Empfänger gesendet werden. In diesem einfachen Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Weiterleitung in Outlook 2016 Schritt für Schritt einrichten.
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook 2016 und klicken Sie in der oberen linken Ecke des Programmfensters auf die Registerkarte Datei.
Schritt 2: Wählen Sie im daraufhin angezeigten Menü Optionen aus.
Schritt 3: Klicken Sie im Fenster "Optionen" auf die Registerkarte "E-Mail".
Schritt 4: Suchen und klicken Sie im Abschnitt "Automatische Verarbeitung" auf die Schaltfläche "Regeln".
Schritt 5: Wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster "Regeln" die Registerkarte "E-Mail-Regeln" aus.
Schritt 6: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel.
Schritt 7: Wählen Sie im angezeigten Fenster "Nur bei Erhalt der E-Mail anwenden" und klicken Sie auf "Weiter".
Schritt 8: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen an Personen oder Gruppen weiterleiten und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 9: Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Nachrichten weiterleiten möchten, und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 10: Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie die Option "Diese Regel aktivieren" aus.
Schritt 11: Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Konfiguration der Umleitungsregel zu beenden.
Jetzt werden alle E-Mails, die Sie in Outlook 2016 erhalten, automatisch an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet. Sie können die Umleitungsregel jederzeit deaktivieren oder ändern, indem Sie die gleichen Schritte befolgen.
Schritte zum erfolgreichen Einrichten der Weiterleitung
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook 2016, und klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
Schritt 2: Wählen Sie im angezeigten Menü Optionen und dann Mail aus.
Schritt 3: Wählen Sie im Abschnitt "E-Mail" das Konto aus, für das Sie eine Weiterleitung einrichten möchten.
Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche "E-Mail-Weiterleitung".
Schritt 5: Wählen Sie im geöffneten Fenster die Option "Weiterleiten" und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Nachrichten weiterleiten möchten.
Schritt 6: Optional können Sie zwischen zwei zusätzlichen Optionen wählen: "Eine Kopie der weitergeleiteten Nachrichten auf diesem Computer belassen" oder "Absender über die Anwendung der Weiterleitung benachrichtigen".
Schritt 7: Klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern.
Schritt 8: Die E-Mail-Weiterleitung ist jetzt für das ausgewählte Konto aktiviert.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse, an die Sie die Nachrichten weiterleiten, korrekt eingegeben wurde. Denken Sie auch daran, dass die Weiterleitung nur funktioniert, wenn der Computer mit aktivem Outlook 2016 eingeschaltet ist.
Nützliche Tipps für die effektive Nutzung der Weiterleitung
- Priorisieren Sie: Überprüfen Sie die Wichtigkeit und Häufigkeit der empfangenen E-Mails, bevor Sie die Weiterleitung aktivieren. Legen Sie fest, welche Nachrichten eine sofortige Reaktion erfordern und welche Sie zu einem günstigeren Zeitpunkt anzeigen lassen können.
- Verwenden Sie Filter: Mit Outlook 2016 können Sie Filter für die Weiterleitung nach bestimmten Kriterien erstellen. Sie können beispielsweise eine Weiterleitung nur für Nachrichten von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Schlüsselwörtern im Betreff einrichten. Dadurch wird eine unnötige Überlastung der eingehenden Box vermieden.
- Geben Sie alternative Kommunikationsmethoden an: wenn Sie vorhaben, alle Nachrichten weiterzuleiten, geben Sie bitte zusätzliche Kommunikationswege an, z. B. eine Telefonnummer oder eine WhatsApp-Adresse. Dies hilft Ihren Kontakten, Sie schnell zu finden, auch wenn Sie Ihre E-Mails vorübergehend nicht überprüfen.
- Überprüfen Sie den Posteingang regelmäßig: auch wenn Sie die Weiterleitung aktiviert haben, sollten Sie in Outlook 2016 immer noch von Zeit zu Zeit nach eingehenden Nachrichten suchen. So können Sie schnell auf wichtige E-Mails oder Benachrichtigungen antworten.
- Vergessen Sie nicht, die Adresse zu aktualisieren: wenn Sie Ihr Postfach ändern oder vorübergehend eine andere Adresse verwenden, denken Sie daran, die Umleitungseinstellungen zu aktualisieren. Andernfalls kann es zu Verzögerungen beim Empfang wichtiger Nachrichten kommen.
Wenn Sie diese einfachen, aber nützlichen Tipps befolgen, können Sie die Weiterleitungsfunktion in Outlook 2016 optimal nutzen. Denken Sie daran, die Weiterleitung an Ihre persönlichen Vorlieben und geschäftlichen Anforderungen anzupassen.
