Elektronischer Dokumentendurchlauf (EDO) - Dies ist ein Prozess des Austausches von elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen, der die Ausführung von Geschäftsvorgängen vereinfacht und automatisiert. In 1C können Sie EDO konfigurieren, um die Arbeitseffizienz zu verbessern, die Kosten zu senken und die Bearbeitungszeit für Dokumente zu reduzieren.
Die Einrichtung des elektronischen Dokumentendurchlaufs in 1C erfordert mehrere Schritte:
1. Bereiten Sie die Dokumente vor. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Dokumente wie Zertifikate und Lizenzen zur Verwendung des elektronischen Signatursystems haben.
2. Registrieren Sie sich im elektronischen Austauschsystem. Wählen Sie einen Anbieter für elektronischen Dokumentenverlauf aus und führen Sie den Registrierungsprozess durch. Geben Sie alle erforderlichen Informationen zu Ihrem Unternehmen an.
3. Installieren und konfigurieren Sie das Plug-in für den elektronischen Workflow in 1C. Laden Sie ein spezielles Plugin herunter und installieren Sie es, um mit dem elektronischen Dokumentenmanagement zu arbeiten. Befolgen Sie die Anweisungen zum Konfigurieren des Plugins und geben Sie die Parameter wie die IP-Adresse des EDO-Servers und den Login/Passwort für den Zugriff an.
4. Erstellen Sie Beispieldokumente für EDO. Erstellen Sie in 1C Vorlagen für elektronische Dokumente, z. B. Rechnungen oder Akten ausgeführter Arbeiten. Geben Sie die erforderlichen Felder und Parameter an, um die Dokumente auszufüllen.
5. Testen Sie die Arbeit von EDO. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentfreigabe korrekt eingerichtet ist, indem Sie die Testdokumente einreichen und sicherstellen, dass sie erfolgreich geliefert und verarbeitet wurden.
Durch die Anpassung des elektronischen Dokumentenmanagements in 1C werden Routinevorgänge erheblich vereinfacht, die Bearbeitungszeit für Dokumente reduziert und die Effizienz Ihres Unternehmens verbessert. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung und erhalten Sie alle Vorteile von EDO in 1C.
Installation und Konfiguration des Edo-Programms in 1C
Schritt 1: Installieren des Programms
Verbinden Sie zunächst den Zugriff auf den E-Workflow-Server und laden Sie die Installationsdatei des Programms herunter. Führen Sie die Installation aus, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. Wählen Sie den Ordner aus, in dem das Programm installiert werden soll, und geben Sie die gewünschten Optionen an.
Schritt 2: Konfigurieren der Serververbindung
Nachdem Sie das Programm installiert haben, öffnen Sie 1C und wählen Sie im Hauptmenü den Abschnitt "Einstellungen". Wählen Sie im geöffneten Fenster den Abschnitt "Elektronischer Dokumentenablauf" aus und klicken Sie auf die Registerkarte "Verbindung zum Server herstellen". Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Serveradresse, Port, Login und Passwort.
Schritt 3: Herunterladen des Zertifikats
Um elektronische Dokumente sicher auszutauschen, müssen Sie ein Zertifikat herunterladen. Wählen Sie unter Einstellungen die Registerkarte Zertifikate aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Zertifikat herunterladen. Wählen Sie die Zertifikatdatei auf dem Computer aus, und geben Sie ggf. das Kennwort ein. Speichern Sie die Änderungen.
Schritt 4: Nachschlagewerke und Register einrichten
Passen Sie die Verzeichnisse und Register in 1C an Ihre Geschäftsprozesse an. Geben Sie die erforderlichen Felder für den Austausch von elektronischen Dokumenten an, legen Sie die Zugriffsrechte und Standardeinstellungen fest.
Schritt 5: Überprüfen und Ausführen des Programms
Nachdem alle Programmeinstellungen abgeschlossen sind, überprüfen Sie, ob die Verbindung zum Server ordnungsgemäß hergestellt und die elektronischen Dokumente ausgetauscht wurden. Führen Sie das Programm des elektronischen Dokumentendurchlaufs in 1C aus und prüfen Sie, ob es funktioniert.
Jetzt sind Sie bereit, effektiv mit dem elektronischen Dokumentendurchlaufprogramm in 1C zu arbeiten. Führen Sie alle notwendigen Anpassungen durch und genießen Sie die Vorteile des automatisierten Austauschs elektronischer Dokumente mit Ihren Partnern und Kunden.
Benutzerregistrierung und Erlangung eines EDO-Zertifikats in 1C
Um mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten, müssen Sie den Benutzer registrieren und ein Zertifikat für eine elektronisch-digitale Signatur (SEP) im Programm 1C erhalten.
1. Wechseln Sie zu »Einstellungen« von 1C und wählen Sie »Benutzer und Rollen".
2. Klicken Sie auf "Hinzufügen" und geben Sie die Daten des neuen Benutzers ein: NAME, Login, Passwort.
3. Nachdem Sie die Benutzerdaten ausgefüllt haben, wählen Sie Ihre Rolle im System aus: Administrator oder Betreiber des elektronischen Dokumentenmanagements (edo).
4. Um ein EDO-Zertifikat zu erhalten, wählen Sie im Abschnitt «Einstellungen» die Option «Elektronischer Dokumentenablauf» aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Zertifikat abrufen" und folgen Sie den Anweisungen des Programms, um auszuwählen, wie Sie das Zertifikat mit einem digital signierten Token oder mit einer elektronischen Signatur erhalten möchten. Die Parameter und die Vorgehensweise können je nach verwendetem elektronischen Schlüssel variieren.
6. Geben Sie die für die Zertifikatanforderung erforderlichen Daten ein: den Namen der Organisation, den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse und andere erforderliche Informationen.
7. Bestätigen Sie Ihre Identität mit der gewählten Methode, um das Zertifikat zu erhalten. Befolgen Sie die Anweisungen des Programms und geben Sie die angeforderten Informationen ein, z. B. eine PIN oder ein Kennwort für das elektronische Signaturtoken.
8. Nachdem Sie das Zertifikat erfolgreich erhalten haben, laden Sie es in das Programm 1C herunter. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche «Zertifikat herunterladen» und geben Sie die Zertifikatdatei auf Ihrem Computer an.
9. Nachdem Sie das Zertifikat heruntergeladen haben, überprüfen Sie dessen Parameter und geben Sie es in den Einstellungen der Benutzer an, die den elektronischen Dokumentendurchlauf verwenden möchten.
Sie sind jetzt im 1C-Programm registriert und haben alle notwendigen Zertifikate für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten. Sie können mit der Arbeit mit dem elektronischen Dokumentenmanagement-Modul beginnen und elektronische Dokumente senden/empfangen.
Erstellen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten in 1C
1C:Enterprise bietet die Möglichkeit, elektronische Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, was die Arbeit mit der Dokumentation erheblich vereinfacht und beschleunigt. In diesem Artikel betrachten wir die Schritte, die zum Erstellen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten in 1C erforderlich sind.
Schritt 1: Öffnen des Moduls "Elektronische Dokumente". Um mit elektronischen Dokumenten zu beginnen, müssen Sie das entsprechende Modul im 1C: Enterprise-System öffnen. Es befindet sich normalerweise im Menü "Dokumente" oder "Elektronische Dokumente".
Schritt 2: Erstellen eines neuen elektronischen Dokuments. Wählen Sie im geöffneten Modul den Menüpunkt "Neues Dokument erstellen" oder verwenden Sie die im System angegebene Tastenkombination. Wählen Sie dann den Dokumenttyp aus der bereitgestellten Liste aus.
Schritt 3: Füllen Sie die Dokumentdaten aus. Nachdem Sie den Dokumenttyp ausgewählt haben, wird ein Fenster zum Ausfüllen der erforderlichen Daten geöffnet. Geben Sie die Informationen in die entsprechenden Felder ein, die erforderlichen Felder können mit einem Sternchen oder einer anderen speziellen Bezeichnung gekennzeichnet sein.
Schritt 4: Speichern des Dokuments. Nachdem Sie alle erforderlichen Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder verwenden Sie den im System verfügbaren Speicherbefehl. Das Dokument wird in der 1C-Datenbank gespeichert und kann später bearbeitet und bearbeitet werden.
Schritt 5: Bearbeiten des elektronischen Dokuments. Wenn Sie Änderungen an einem zuvor erstellten Dokument vornehmen müssen, öffnen Sie es zur Bearbeitung im Modul "Elektronische Dokumente". Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen an den Dokumentfeldern vor und speichern Sie sie wie in Schritt 4 beschrieben.
Schritt 6: Senden und Verarbeiten eines elektronischen Dokuments. Nachdem Sie alle Daten bearbeitet und überprüft haben, können Sie ein elektronisches Dokument zur Bearbeitung oder Genehmigung einreichen. Im Modul "Elektronische Dokumente" stehen spezielle Befehle oder Schaltflächen zum Senden eines Dokuments zur Verfügung.
Das Erstellen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten in 1C ist eine der Hauptfunktionen des Systems und vereinfacht und automatisiert die Arbeit mit der Dokumentation erheblich. Nach den oben beschriebenen Schritten können Sie elektronische Dokumente in 1C:Enterprise erfolgreich erstellen und bearbeiten.
Senden und Empfangen von elektronischen Dokumenten über edo in 1C
Um elektronische Dokumente über EDO in 1C zu senden, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Konfigurieren Sie die Verbindungseinstellungen für den EDO-Dienst. Um dies zu tun, müssen Sie in 1C die Adresse des EDO-Servers, den Benutzernamen und das Passwort des Benutzers angeben.
- Erstellen Sie ein elektronisches Dokument im XML- oder JSON-Format. In 1C können Sie spezielle Tools zum Erstellen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten verwenden.
- Senden Sie das elektronische Dokument an den EDO-Server. Um dies zu tun, müssen Sie in 1C die entsprechende Prozedur oder Methode aufrufen.
- Eine Bestätigung über das Senden eines elektronischen Dokuments erhalten. Bei erfolgreichem Senden gibt der EDO-Server eine eindeutige Dokument-ID zurück.
Um elektronische Dokumente über EDO in 1C zu erhalten, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Konfigurieren Sie die Verbindungseinstellungen für den EDO-Dienst. Ähnlich wie beim Senden müssen Sie in 1C die Adresse des EDO-Servers, den Benutzernamen und das Passwort des Benutzers angeben.
- Eine Liste verfügbarer elektronischer Dokumente anfordern. Um dies zu tun, müssen Sie in 1C die entsprechende Prozedur oder Methode aufrufen.
- Wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste aus und laden Sie es herunter. In 1C können Sie den Pfad angeben, in dem das heruntergeladene Dokument gespeichert werden soll.
- Überprüfen Sie die Echtheit und Integrität des empfangenen Dokuments. Um dies zu tun, können Sie in 1C spezielle Mittel verwenden, um die elektronische Signatur und die Prüfsumme zu überprüfen.
Die Einrichtung des elektronischen Dokumentendurchlaufs in 1C ermöglicht es, den Austausch von Dokumenten mit anderen Organisationen erheblich zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die regelmäßige Verwendung von EDO vermeidet Fehler und Auslassungen, die mit der manuellen Verarbeitung von Dokumenten verbunden sind.
Archivierung und Speicherung elektronischer Dokumente in 1C
In 1C ist es möglich, ein elektronisches Archiv zu erstellen, in dem verschiedene Arten von Dokumenten gespeichert werden können: Berichte, Verträge, Rechnungen, Abschlüsse usw. Dabei werden die Dokumente digital gespeichert und können über das 1C-System eingesehen und bearbeitet werden.
Der Archivierungsprozess umfasst die folgenden Schritte:
- Wählen Sie die zu archivierenden Dokumente aus.
- Legt die Archivierungsoptionen fest: Format, Aufbewahrungsdauer, Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten.
- Archiviert ausgewählte Dokumente.
- Anzeigen und Arbeiten mit archivierten Dokumenten.
Bei der Auswahl von Dokumenten zum Archivieren müssen Sie ihre Wichtigkeit und Aktualität berücksichtigen. Dokumente, die nicht mehr benötigt oder selten verwendet werden, können archiviert werden, um Speicherplatz freizugeben und das System zu optimieren.
Mit den Archivierungs-Optionen können Sie das Format und die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten anpassen. Je nach Dokumenttyp und den Anforderungen des Unternehmens können Sie ein Dokumentformat (z. B. PDF oder DOCX) auswählen und eine Aufbewahrungsdauer von beispielsweise 3 Jahren festlegen. Sie können auch den Zugriff auf archivierte Dokumente einschränken, indem Sie das Anzeigen oder Bearbeiten nur für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zulassen.
Sie können die Dokumente suchen und öffnen, Kopien erstellen oder an andere Benutzer senden, nachdem Sie die Archivierung abgeschlossen haben.
Die Archivierung und Speicherung elektronischer Dokumente in 1C ermöglicht es Ihnen, Arbeitsabläufe zu organisieren und zu organisieren, den Zugriff auf die benötigten Dokumente zu erleichtern und die Kosten für deren Speicherung und Verarbeitung zu senken.
