Bitrix24 ist eine universelle Plattform für die Organisation der Teamarbeit, auf der Sie CRM-Systeme erstellen, Projekte verwalten und vieles mehr können. Um diese Software effektiv nutzen zu können, ist es jedoch wichtig, die erforderlichen Felder einzurichten. Mit anderen Worten, Sie müssen bestimmen, welche Daten von Benutzern bei der Arbeit mit dem System ausgefüllt werden müssen.
Durch das Festlegen von erforderlichen Feldern wird sichergestellt, dass die Daten korrekt ausgefüllt werden und fehlende oder falsche Werte vermieden werden. Wenn Sie beispielsweise Bitrix24 als CRM verwenden, können Sie Pflichtfelder für Kontakte, Transaktionen und andere Objekte einrichten. Auf diese Weise werden alle erforderlichen Daten ausgefüllt, um Ihnen zu helfen, Ihre Kunden und Projekte besser zu verwalten.
Es ist sehr einfach, Pflichtfelder in Bitrix24 einzurichten. Dazu benötigen Sie administrativen Zugriff auf das System. Gehen Sie zu den Einstellungen des gewünschten Moduls, wählen Sie das Objekt aus, für das Sie die erforderlichen Felder konfigurieren möchten, und geben Sie die erforderlichen Parameter an. Darüber hinaus bietet Bitrix24 verschiedene Werkzeuge und Einstellungen für die einfache Handhabung von Pflichtfeldern. In diesem Artikel werden wir ausführlich über alle Möglichkeiten zur Konfiguration obligatorischer Felder in Bitrix24 berichten und praktische Empfehlungen geben, die Ihnen bei der Verwendung dieser Funktion helfen.
Auswählen der gewünschten Module zum Festlegen der erforderlichen Felder
Bitrix24 bietet die Möglichkeit, erforderliche Felder für verschiedene Module einzurichten, um die Arbeit mit Daten zu vereinfachen und die Prozesse innerhalb des Unternehmens zu vereinfachen. Zunächst müssen Sie bestimmen, welche Module zum Festlegen der erforderlichen Felder in Bitrix24 verwendet werden sollen.
In der Liste der verfügbaren Module können:
- CRM - um Kundenbeziehungen zu verwalten;
- Die Aufgaben - um Aufgaben zu berücksichtigen und zu kontrollieren;
- Dokumente - zum Verwalten von Dokumenten und Dateien;
- IHNEN-Handel - für die Arbeit mit einem Online-Shop;
- Der Kalender - für die Planung von Veranstaltungen und Meetings;
- Website - zum Verwalten und Erstellen von Websites;
- Webformulare - zum Erstellen und Bearbeiten von Webformularen;
- Disk - zum Speichern von Dateien und Dokumenten.
Wählen Sie die erforderlichen Module aus, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden und für die Einstellung der erforderlichen Felder funktional geeignet sind. Beachten Sie, dass das Festlegen von erforderlichen Feldern die Funktionslogik der Module ändern kann, daher ist es wichtig, sie sorgfältig zu durchdenken und zu konfigurieren.
Nachdem Sie die Module ausgewählt haben, können Sie mit der Konfiguration der erforderlichen Felder in Bitrix24 beginnen.
Festlegen von Berechtigungen zum Bearbeiten von Pflichtfeldern
In Bitrix24 können Sie Berechtigungen zum Bearbeiten von Pflichtfeldern festlegen, sodass nur bestimmte Mitarbeiter die Möglichkeit haben, diese Felder zu bearbeiten. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie verhindern möchten, dass wichtige Informationen versehentlich geändert werden oder die Bearbeitungsfunktion nur für Führungskräfte einschränken möchten.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Berechtigungen für die Bearbeitung von Pflichtfeldern zu konfigurieren:
- Öffnen Sie den Bereich Zugriffssteuerung in Bitrix24, indem Sie oben auf dem Bildschirm die Registerkarte Einstellungen auswählen.
- Wählen Sie im linken Menü die Option Berechtigungen aus und öffnen Sie den Bereich Felder in der Liste der verfügbaren Optionen.
- Wählen Sie das Modul aus, in dem sich das erforderliche Pflichtfeld befindet. Wenn sich das erforderliche Feld beispielsweise im CRM-Modul befindet, wählen Sie "CRM" aus.
- Suchen Sie in der angezeigten Liste nach dem gewünschten Feld und klicken Sie darauf.
- Auf der angezeigten Seite sehen Sie die verfügbaren Zugriffsrechte für dieses Feld. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus, um die Bearbeitung eines Felds für verschiedene Benutzerkategorien zu aktivieren oder zu deaktivieren. Beispielsweise können Sie das Bearbeiten eines Felds nur für die Gruppe "Führungskräfte" zulassen.
- Wenn die Konfiguration abgeschlossen ist, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern.
Jetzt können nur Benutzer mit den entsprechenden Rechten das angegebene Pflichtfeld bearbeiten. Dies hilft Ihnen, die Datenintegrität zu überwachen und versehentliche oder unerwünschte Änderungen zu verhindern.
Anmerkung: Zusätzlich zu den erforderlichen Feldern können Sie auch die Zugriffsrechte für alle anderen Felder in Bitrix24 festlegen. Dies gibt Ihnen eine flexible Kontrolle über die Daten und hilft Ihnen, effizientere Workflows zu gestalten.
Erstellen von Vorlagen für erforderliche Felder
Bitrix24 bietet die Möglichkeit, Vorlagen für erforderliche Felder zu erstellen, um das Ausfüllen von Informationen zu erleichtern und die Daten konsistent zu halten. Mit Vorlagen können Sie bestimmte Felder beim Erstellen eines neuen Elements automatisch ausfüllen und bestimmte Felder zum Ausfüllen obligatorisch machen.
Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu den Einstellungen des gewünschten Moduls und wählen Sie die Registerkarte "Vorlagen" aus. Als nächstes müssen Sie auf die Schaltfläche "Vorlage hinzufügen" klicken und ihm einen Namen geben. Danach können Sie mit dem Einrichten der Felder beginnen.
Wählen Sie in der Feldliste das Feld aus, das Sie als Pflichtfeld festlegen möchten. Um dies zu tun, müssen Sie ein Häkchen im Feld "Erforderlich" setzen. Sie können auch einen Standardwert für dieses Feld festlegen, damit es beim Erstellen eines neuen Elements automatisch ausgefüllt wird.
Einige Felder können von den Werten anderer Felder abhängen. In diesem Fall können Sie Bedingungen verwenden, um einen Wert festzulegen. Sie können beispielsweise angeben, dass das Feld "Position" nur erforderlich sein muss, wenn Sie einen bestimmten Wert im Feld "Abteilung" auswählen.
Nachdem Sie alle Felder der Vorlage konfiguriert haben, müssen Sie die Änderungen speichern. Wenn Sie nun ein neues Element erstellen, werden die Felder in der Vorlage automatisch ausgefüllt oder sind abhängig von den Einstellungen zum Ausfüllen obligatorisch.
Sie können bei Bedarf mehrere Vorlagen für verschiedene Elementtypen oder für verschiedene Benutzergruppen erstellen. Dadurch können Sie je nach Situation unterschiedliche Regeln für das Ausfüllen von Feldern festlegen.
Festlegen von erforderlichen Feldern für verschiedene Entitätstypen
In Bitrix24 können Sie Pflichtfelder für verschiedene Entitätstypen festlegen, z. B. Transaktionen, Kontakte, Unternehmen usw. Dies ermöglicht es Ihnen, das Ausfüllen von Informationen im System zu überwachen und zu organisieren.
Um die erforderlichen Felder für eine bestimmte Entität festzulegen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie die Einstellungen der gewünschten Entität, indem Sie oben rechts im Fenster auf das Symbol "Einstellungen" klicken.
- Wählen Sie je nach Bitrix24-Version die Registerkarte "Felder" oder "Feldeinstellungen" aus.
- Wählen Sie das Feld aus, das Sie als Pflichtfeld festlegen möchten.
- Klicken Sie auf das Symbol "Feld bearbeiten" oder "Feld bearbeiten" (in Form einer Feldkarte).
- Aktivieren Sie im angezeigten Fenster das Kontrollkästchen "Erforderliches Feld".
- Speichern Sie die Änderungen.
Danach ist das ausgewählte Feld beim Erstellen oder Bearbeiten der Entität zum Ausfüllen erforderlich.
Außerdem ist es in Bitrix24 möglich, Pflichtfelder für alle Entitäten desselben Typs festzulegen. Dafür:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Dienste oder Einstellungen (je nach Bitrix24-Version).
- Wählen Sie den Abschnitt "Moduleinstellungen" aus.
- Wählen Sie das CRM-Modul und den Abschnitt CRM-Einstellungen aus.
- Wählen Sie in der angezeigten Liste den Abschnitt "Erforderliche Felder in CRM" aus.
- Wählen Sie die Entität aus, für die Sie die erforderlichen Felder festlegen möchten.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderliche Felder, und wählen Sie die erforderlichen Felder aus.
- Speichern Sie die Änderungen.
Die ausgewählten Felder sind jetzt für alle Entitäten dieses Typs in Bitrix24 obligatorisch.
Das Festlegen von erforderlichen Feldern hilft Ihnen, die Strukturierung und Integrität der Daten im System zu erhalten und die Arbeit mit CRM und anderen Bitrix24-Modulen zu verbessern.
